日程調整メールの書き方と例文テンプレート集【社内・社外・コピペOK】
「日程調整のメールって、どう書けばいい？」日程を候補として提示するとき、相手に都合を聞くとき、確定連絡をするときで書き方が違います。この記事では、日程調整メールの基本マナーとすぐ使えるコピペ例文を状況別に紹介します。
日程調整メールの基本マナー
①件名は具体的に
「○○の件」だけでは何の日程かわからず、埋もれてしまいます。「【日程調整依頼】◯◯打ち合わせについて」のように、内容を件名に含めましょう。
②候補日は複数提示する（3〜5案が目安）
候補日を1～2件しか出さないと、相手が合わない場合にやり直しになります。最低でも3案、できれば5案程度を出すのが親切です。
③日時は「年月日（曜日）時刻〜時刻」の形式で
「3月15日（土）15:00〜17:00」のように、年月日・曜日・時刻をセットで書くとミスが防げます。
④所要時間・場所・目的を明記する
「いつ・どこで・何を・どのくらい」を最初に書くことで、相手が判断しやすくなります。
⑤返信期限を設定する
「ご都合のよろしい日をご教示いただけますと幸いです」だけでは、いつまでも返事が来ないことがあります。「今週中にご回答いただけますと幸いです」と期限を加えましょう。
【例文①】社外に日程候補を提示するメール
件名：【日程調整のお願い】〇〇についての打ち合わせ
〇〇株式会社 ▲▲様
いつもお世話になっております。
×× 株式会社の●●でございます。
この度は、〇〇についてご相談したく、
打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
■ 候補日時（所要時間：1時間程度）
・5月10日（月）10:00〜 または 14:00〜
・5月12日（水）13:00〜
・5月14日（金）10:00〜 または 15:00〜
上記以外でご都合のよいお日にちがあれば、
お気軽にお知らせください。
なお、オンライン・対面いずれでも対応可能です。
ご確認いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
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●● 氏名
×× 株式会社 〇〇部
TEL：03-xxxx-xxxx
【例文②】社外に日程の都合を確認するメール
件名：【日程ご確認】〇〇打ち合わせ日程のご確認
〇〇株式会社 ▲▲様
お世話になっております。×× の●●です。
先日ご提案申し上げました打ち合わせの日程について、
下記の候補日程をご検討いただけますでしょうか。
■ ご都合確認（ご回答期限：〇月〇日まで）
① 5月10日（月）15:00〜16:00
② 5月15日（木）10:00〜11:00
③ 5月20日（火）14:00〜15:00
ご都合のよろしい日程に〇をつけてご返信いただくか、
別途ご都合のよい日程をご提示いただければ幸いです。
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いします。
【例文③】社内向け・日程候補の投票依頼メール
件名：【回答のお願い】部署懇親会の日程について
皆さん
お疲れ様です。●●です。
部署懇親会の日程調整をさせていただきます。
下記より都合のよい日を教えていただけますか？
■ 候補日
・6月3日（火）19:00〜
・6月6日（金）19:00〜
・6月10日（火）18:30〜
・6月13日（金）19:00〜
回答はこちら（ボタン一つで完了です）：
https://www.awaseyo.com/events/[イベントURL]
【ご回答期限】〇月〇日（〇）中
よろしくお願いします！
【例文④】日程確定の連絡メール（社外向け）
件名：【日程確定】〇〇打ち合わせ日程のご連絡
〇〇株式会社 ▲▲様
お世話になっております。×× の●●です。
この度は日程調整にご協力いただき、ありがとうございました。
下記の通り、打ち合わせ日程を確定させていただきます。
■ 確定日程
日時：5月15日（木）15:00〜16:00
場所：弊社会議室（東京都〇〇区〇〇 〇階）
※オンライン参加をご希望の場合は別途お知らせします
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
メールが面倒なときはAWASEYOで一括解決
社内の日程調整であれば、メールのやり取りよりもAwaseyoを使う方がはるかにスムーズです。URLを一度シェアするだけで全員の都合が自動集計されるため、個別のメールやり取りが不要になります。
メールで日程調整する場合 vs Awaseyoを使う場合：
メール：候補日の提示 → 返信待ち → 集計 → 調整メール → 確定連絡（往復5〜10通）
Awaseyo：URLをシェア → 全員が回答 → 幹事がワンクリックで確定（はるかに少ないステップ）
まとめ：日程調整メールのポイント
- 件名に内容・目的を明記する
- 候補日は3〜5案を提示する
- 返信期限を設定する
- 所要時間・場所・目的をセットで伝える
- 社内・グループ調整ならAWASEYOで効率化