飲み会の日程調整を完璧にこなす方法と便利ツール【幹事必見】

「飲み会の幹事になったけど、日程調整ってどうやって進めればいい？」「LINEで聞いても返事が遅い…」そんな悩みを抱える幹事のために、飲み会の日程調整を効率よく進める方法を徹底的に解説します。

飲み会の日程調整でよくある3つの失敗パターン

① LINEでの個別確認が混乱する

「3/15か3/22、どっちが来れる？」とLINEで聞いて回ると、返事のタイミングがバラバラで、誰がまだ返信していないか把握しきれなくなります。グループが大きくなるほど、状況が混乱します。

② 候補日が少なすぎて日程が決まらない

候補日を1〜2日しか出さないと、その日に全員が参加できないケースが多く、結局また別の日程を聞き直すことになります。最低5〜6日の候補日を出すのが鉄則です。

③ 締め切りを設定しない

「いつでもいいから回答して」というアバウトな依頼は、回答が後回しにされる原因です。「今週中に回答お願いします」と締め切りを明確に設定しましょう。

飲み会の日程調整ステップ

ステップ1：候補日を6〜8日準備する

参加者の立場から考えると、候補日が多いほど希望日が含まれる可能性が上がります。最初から多めに候補日を出しておくことで、日程が一発で決まりやすくなります。

ステップ2：日程調整ツールを使ってURLを発行する

Awaseyoなどの日程調整アプリを使えば、候補日を選んで共有URLを作るだけです。参加者はURLを開いてボタンをタップするだけなので、回答率が格段に上がります。

ステップ3：LINEでグループにURLを送る

「日程調整URLです。今週末までに回答お願いします！」と一言添えてURLをシェアします。リマインドが必要な場合は2〜3日後に軽く催促メッセージを送りましょう。

ステップ4：回答状況を確認して日程を確定する

全員または大多数の回答が揃ったら、最も参加者が多い日程を選んで確定を連絡します。「〇〇日に決まりました！」とグループに告知しましょう。

参加者の回答率を上げる5つのコツ

1. 入力が簡単なツールを使う：名前入力や長文記入が必要なツールは回答率が下がります。ボタンタップのみで完結するAwaseyoなら回答率が高まります。
2. 締め切りを設定する：「〇日までに回ください」と明確な期限を伝えましょう。
3. リマインドを送る：締め切り前日に軽くリマインドメッセージを送るだけで回答率が大幅に改善します。
4. スマホで完結できるツールを使う：PCが必要だと回答率が下がります。スマホ完結型のアプリを選びましょう。
5. 候補日の数を増やす：選択肢が多いほど参加者の都合が合いやすくなります。

Awaseyoで飲み会の日程調整をする具体的な手順

参加者は「行ける」「たぶん」「むずかしい」の3択をタップするだけ。名前の入力も不要で、アカウント登録も必要ありません。これにより、「入力が面倒」という理由での回答遅延を大幅に防ぐことができます。

飲み会の日程確定後にすること

• 日程確定の連絡をグループ全体に送る
• 参加人数を確定してお店の予約を入れる
• 前日または当日にリマインドを送る
• 会費や幹事費用の設定・集金方法を告知する

まとめ

飲み会の日程調整は、適切なツールと正しい手順を使えば幹事の負担を大幅に減らせます。Awaseyoのような入力不要のアプリを使えば、参加者の回答率も上がり、日程決めにかかる時間を短縮できます。次の飲み会からはぜひ活用してみてください。