海外メンバーとの日程調整｜時差・夏時間で失敗しない手順と英語テンプレート【2026年版】
公開日: 2026.08.17 / 更新日: 2026.08.24
東京・ロンドン・ニューヨークなど、複数の国をまたぐ会議では「日本時間の火曜15時」とだけ書くと、相手にとっては月曜深夜や早朝になることがあります。さらに夏時間の切り替え時期は、普段どおりの時差で計算すると1時間ずれることもあります。
この記事は、候補日投票型の日程調整を使う幹事・プロジェクトマネージャー向けに、候補の作り方、時差と日付の確認、英語での共有方法、最終確定前のチェックを一連の手順としてまとめたものです。
先に結論
海外との調整では、候補を2〜4件に絞り、すべてに「基準タイムゾーン」と「各参加者の現地時刻」を添えます。投票で有力候補を選んだ後、夏時間・日付・勤務時間をもう一度確認してから確定連絡を送ると、事故を大幅に減らせます。
海外の日程調整で起きやすい4つの失敗
1. 時刻は合っているのに日付が違う
日本の火曜午前は、北米の月曜夕方・深夜になる場合があります。候補を「8月18日 10:00」だけで共有すると、相手がどの日付として受け取るべきか迷います。日時は必ず都市名またはUTCオフセットとセットにします。
2. 夏時間の開始・終了を見落とす
米国・欧州・オーストラリアなどは夏時間を採用します。日本は夏時間がないため、普段の感覚で「日本とニューヨークは14時間差」と固定すると、時期によって1時間ずれます。
3. 候補が多すぎて回答が止まる
複数地域に配慮しようとして10件以上の候補を出すと、参加者は変換と比較に疲れます。まずは業務時間帯を考慮した2〜4件を提示し、全滅した場合だけ第2候補を募るほうが早く決まります。
4. 「参加可」の基準が人によって異なる
深夜でも参加できる人と、勤務時間内だけの人では○の意味が異なります。○△×に加え、「早朝なら△」「オンラインなら○」などのコメント方針を最初に伝えると、集計後の判断がしやすくなります。
時差をまたぐ候補日の出し方
- 参加地域と制約を集める — 都市・タイムゾーンだけでなく、通常の勤務可能時間、休日、必須参加者を確認します。
- 基準タイムゾーンを決める — 例: 「候補はすべて日本時間（JST）で作成」と明記します。社内の会議運営を担当する国を基準にすると混乱が少なくなります。
- 各候補を現地時刻へ変換する — 最低でも必須参加者の都市について、曜日・日付・時刻を併記します。
- 候補を2〜4件に絞って投票を集める — 回答期限も一緒に示します。リンクを送るだけでなく、基準時刻を文章にも残します。
- 確定前に再確認する — 夏時間、日付またぎ、参加者の現地休日を再確認し、確定連絡には両方の時刻を書きます。
候補表の書き方：東京・ロンドン・ニューヨークの例
時差は季節で変わるため、次の表は書式の例です。実際の候補を送る際は、その日付で各都市の現地時刻を確認してください。
| 候補（基準: JST） | ロンドン | ニューヨーク | 確認ポイント |
|---|---|---|---|
| 火曜 08:00 JST | 月曜深夜〜火曜早朝の可能性 | 月曜夕方〜夜の可能性 | ロンドン側の日付を明示する |
| 火曜 16:00 JST | 火曜午前 | 火曜早朝 | NY側が始業前か確認する |
| 火曜 22:00 JST | 火曜午後 | 火曜午前 | 日本側の時間外負担を確認する |
夏時間に関する注意
Awaseyoでは表示タイムゾーンを選択して候補を確認できますが、夏時間を採用する地域では、最終確定前に参加者本人または信頼できるタイムゾーン情報で現地時刻を確認してください。時差の表示だけを根拠に確定しないことが重要です。
Awaseyoで海外メンバーの回答を集める方法
Awaseyoは、候補日時を作り、共有リンクから○△×の回答を集める日程調整ツールです。参加者はアカウント登録なしで回答できます。海外メンバーとの調整では、作成者が候補を入れた後、画面上のタイムゾーン表示を参加者が自分の地域に合わせて確認する運用が便利です。
- 候補ごとに開始・終了時刻を入れ、会議の長さを明確にする
- 共有メッセージに基準タイムゾーン（例: JST）を明記する
- 候補が合わない人には「候補日追加」を許可するか、コメントで代替時間を依頼する
- 出欠の公開設定は、社外メンバーを含む場合はオフから開始する
「候補日追加」をオンにすると、参加者自身が代替候補を提案できます。参加者が多い・各地域の勤務時間が異なるチームでは、幹事だけが候補を考え続けるより現実的な選択肢が集まりやすくなります。設定の詳細はみんなで候補日を追加する使い方をご覧ください。
そのまま使える共有テンプレート
日本語（社内・チーム向け）
英語（海外メンバー・海外クライアント向け）
確定前チェックリスト
- 必須参加者が全員、選ばれた候補を「○」または合意済みの「△」で回答している
- 各地域の曜日・日付が意図どおりである
- 夏時間を採用する地域では、その日付の現地時刻を確認した
- 深夜・早朝の参加者が固定化していない。定例なら負担を交代できる
- 確定連絡に、基準時刻と主要都市の現地時刻を両方書いた
- オンライン会議URL、会議の目的、所要時間を確定案内に含めた
よくある質問
海外との会議は時刻だけ確認すれば十分ですか？
いいえ。日付・曜日・夏時間・勤務可能時間も確認してください。特に日付またぎは、参加者がカレンダーに誤った日を登録する原因になります。
候補は何件出すべきですか？
2〜4件を目安にしてください。必要なら「この時間帯以外なら代案を追加してください」と添えると、選択肢を増やしすぎずに調整できます。
英語が得意でない参加者がいる場合は？
日英を併記し、タイムゾーン略称だけに頼らず都市名と日付を書きます。回答は○△×のような共通の操作にすると、文章量を減らせます。
まとめ：時差の計算より、確認できる運用を作る
海外の日程調整では、完璧な時差計算を一度だけ行うことより、候補・投票・最終確定の各段階で現地時刻を確認できる運用が重要です。Awaseyoで候補を共有し、回答を1か所に集約すれば、メールやチャットに散らばる回答を減らせます。